In 5 stappen de juiste tone of voice bepalen

Tone of voice is een term die veel gebruikt wordt door marketeers, tekstschrijvers en communicatieprofessionals, maar wat is het precies? En waarom is het zo belangrijk? In dit blog leggen we je uit hoe je in 5 stappen de juiste tone of voice kunt bepalen voor jouw doelgroep! 

Tone of voice is de manier waarop jij met jouw doelgroep communiceert. Als organisatie is het belangrijk dat je één tone of voice aanhoudt in alle uitingen, zoals op de website, social media, reclame, brochures en andere communicatiemiddelen. Op die manier creëer je eenheid en herkenbaarheid.  

Het formuleren van de tone of voice van je organisatie, begint bij het bedrijf zelf. Het is belangrijk dat je de identiteit van je bedrijf uitstraalt in de tone of voice die je aanhoudt. Kijk naar de missie en visie van de organisatie. Ga op zoek naar de overeenkomsten in interne en externe documentatie. Maak een lijstje met kernwaarden die belangrijk zijn voor jouw organisatie. Wie ben jij als organisatie, wat wil je uitstralen en welk taalgebruik past daarbij? 

Iedere vorm van communicatie heeft zo weer zijn eigen doel. Daar pas je de stijl van communiceren dan ook weer op aan. Zeker als er geen richtlijnen zijn, is er een kans dat iedere medewerker een hele andere tone of voice gebruikt in zijn/haar communicatie. Kijk naar het hoofddoel van de communicatievormen die je verspreidt. Een informerende tekst heeft als hoofddoel informatie overbrengen. Daarentegen kan het zijn dat je in een andere marketing uiting je doelgroep meer wilt verleiden, bijvoorbeeld tot het bezoeken van jouw webshop. Het doel van de communicatievorm heeft gevolgen voor de tone of voice die je gebruikt. Zorg ervoor dat je inzichtelijk maakt welke vormen je gebruikt en welke verschillen in communicatie hierin zitten.  

Maak inzichtelijk welke doelgroep je aan wil spreken met je communicatie uitingen. Iedere doelgroep voelt zich, namelijk aangesproken door een andere tone of voice. Weeg af of jij je doelgroep aanspreekt met je/jij of u. En of je in de aanhef ‘Hi’ of ‘Geacht’ wilt gebruiken. De leeftijd van jouw doelgroep speelt hierin een grote rol. Als je hebt bepaald hoe je jouw doelgroep aanspreekt, is het belangrijk om dit in alle communicatie door te voeren. Een uniforme stijl komt professioneler over. 

Als jouw doelgroep zich in een specifieke omgeving bevindt, kun je hier leuk op inspelen. Heb je bijvoorbeeld een product of dienst die je specifiek in Amsterdam onder de aandacht wil brengen, kun je beginnen met: ‘He, Amsterdammer!’ of een begroeting in het Fries (of een ander dialect), afhankelijk van waar jouw doelgroep zich bevindt. Zo voelen (potentiële) klanten zich aangesproken en zijn ze sneller geïnteresseerd in wat jij te bieden hebt. 

De tone of voice wordt niet alleen bepaald door de doelgroep en de boodschap die je over wilt brengen, maar ook door het kanaal waar je via communiceert. Een informele brief vraagt om een andere tone of voice dan een social media post. Op social media wordt vaak met ‘je’ en ‘jij’ gecommuniceerd. 

Als je de bovenstaande stappen doorlopen hebt, heb je duidelijk voor ogen welke identiteit je uit wilt stralen, wie je doelgroep is en hoe je wilt communiceren op verschillende kanalen. Maar hoe zorg je ervoor dat je hier een duidelijke tone of voice uit kunt halen en dit overal kunt toepassen. Dit kun je het beste doen door richtlijnen vast te stellen en deze op te nemen in, bijvoorbeeld de stijlgids van je bedrijf. Hierin kun je, bijvoorbeeld vastleggen:  

• Welke woorden je wel of niet gebruikt 
• Informeel of formeel taalgebruik 
• Lengte van de zinnen 
• Jargon of toegankelijke termen 
• Actief of passief taalgebruik 
• Aanspreken met jij/je of u 
• Wel of geen humor verwerken 

Aan de hand van de 5 bovenstaande stappen kun je op een makkelijke manier de tone of voice van jouw organisatie bepalen. Door onder andere te kijken naar wat je uit wilt stralen als bedrijf, wie de doelgroep is en welke kanalen je wilt gebruiken, kun je hier goed op inspelen in het taalgebruik wat je hanteert. Door dit vast te leggen in duidelijke richtlijnen, kun je zorgen voor een goede eenheid en consistentie in de verschillende communicatie uitingen. Hierdoor kom je professioneler over en voelen klanten zich sneller aangesproken, omdat de tone of voice beter op hen is gericht.