Personeelstekort? Inbound bellen uitbesteden mogelijk dé oplossing

Nog altijd kampen we met grote personeelstekorten. Door bevolkingsgroei en vergrijzing dreigt het tekort alleen maar meer toe te nemen. Ook voor ondernemers die sterk op klantenbinding en klantcontact inzetten is het werven en behouden van goed personeel een uitdaging. Maar wist je dat je bepaalde processen (tijdelijk) kunt uitbesteden? Denk bijvoorbeeld aan inbound bellen. Het uitbesteden van je klantenservice activiteiten is een slimme manier om efficiënt om te gaan met de tijd van je eigen personeel. Op die manier kan je jouw personeel inzetten op jouw core business en laat je het afhandelen van de telefoon en standaardvragen over aan onze professionele klantcontactmedewerkers. Weten of dit voor jouw bedrijf werkt? Lees dan dit blog.

Inbound bellen, ook wel bekend als inkomend klantcontact, zijn contactmomenten die plaatsvinden op initiatief van de (potentiële) klant. Inbound staat voor inkomend klantcontact en vanuit het oogpunt van de organisatie gezien zijn dat alle binnenkomende vragen van klanten. Als klantcontactafdeling wil je dat inkomende klantcontact op een goede manier afhandelen. Niet alleen kwaliteit maar ook snelheid staan hoog in het vaandel bij veel klantcontact afdelingen. Maar bij gebrek aan personeel wordt ook vaak als eerste bespaard op deze empathische afdelingen.

De oplossing ligt vaker meer voor de hand dan je denkt. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om alle inkomende klantcontact uit te besteden aan een extern klantcontactbedrijf. Er zijn verschillende manieren om inbound bellen uit te besteden. Je kan kiezen uit de volgende opties, namelijk:

• je inkomende gesprekken altijd doorschakelen;
• alleen op de momenten dat jullie zelf de telefoon niet kunnen opnemen;
• of als er na drie keer overgaan niet wordt opgenomen.

Door te kiezen wat bij je bedrijf past, houd je zelf de kosten in de hand. Weet ook dat je daarnaast ook nog kunt kiezen op welke momenten je bereikbaar wilt zijn. Alleen tijdens kantooruren of ook in het weekend en ’s avonds? Zelfs 24/7 is mogelijk. Je kan het net zo uitgebreid maken als je wilt. Van elk inkomend gesprek maakt onze telefoniste telefoonnotities. Deze stuurt ze je direct na het gesprek per e-mail of ons DIRECT Klantcontact portaal naar je toe. De notities vind je ook in je persoonlijke dashboard waarin je het complete overzicht hebt van alle inkomende gesprekken.

Uiteraard zijn we er van bewust dat elke telefoonservice anders werkt. Hier bij DIRECT Klantcontact vinden wij het belangrijk dat jij en je klanten contact hebben met iemand die weet wat je bedrijf doet en hoe jullie met klanten omgaan. Dat praat wel zo prettig. Onze klantcontactmedewerkers zijn opgeleid en volledig getraind om alle inkomende klantcontactmomenten met jou bedrijf te beantwoorden. Naast telefoon ook via e-mail, WhatsApp, live chat of social media.

Onze klantcontactmedewerkers weten vooraf niet wat voor een telefoongesprek zij kunnen  verwachten. Ze zijn opgeleid om te anticiperen op elk gesprek, dat doen zijn door goed te luisteren, zich in te leven in de situatie en gevoelens van de klant. Empathie is dus belangrijkom een klant zo goed mogelijk te helpen. We spelen in op de emotie van de klant. We spiegelen een enthousiaste klant en helpen een boze klant door eerst te luisteren en begrip te tonen alvorens het probleem wordt opgelost.

We selecteren onze klantcontactmedewerkers op een heel aantal zaken, zoals betrouwbaarheid, empathisch vermogen en geschiktheid. Daarbij letten we op hun stem en of ze begripvol en geduldig zijn. Voordat ze zelfstandig de telefoon aannemen voor onze klanten, krijgen ze een training in klantgerichtheid. Daarna gaan ze aan de slag, waarbij onze teamleiders ze blijven volgen. Regelmatig krijgen ze trainingen die hen helpen om klanten nog beter te woord te staan.

Dit alles zorgt ervoor dat jij als ondernemers zelf niet door alle procedures en verantwoordelijkheden hoeft te gaan van het werven, selecteren en aannemen van nieuw personeel. De algehele personeelsverantwoordelijkheden nemen wij over.

>>> Lees meer: Siem helpt verder ‘Kunnen klantcontactmedewerkers zomaar mijn lijnen aannemen?’