Van chaos tot orde: 4 tips voor de personeelsplanning
Overbezetting of onderbezetting; een goede personeelsplanning maken is een uitdaging. Door efficiënt te plannen voorkom je binnen no-time dat jouw personeel de ene dag handen tekort komt, en de andere dag zich verveelt omdat er te weinig werk is. Je wilt een optimale personeelsbezetting realiseren. Een goede personeelsplanning is een planning die zowel voorziet in de organisatie behoefte, als in de personele behoefte.
Bij DIRECT Klantcontact weten wij als geen ander wat het betekent om een efficiënte personeelsplanning te maken. Sterker nog, dit doen wij niet alleen voor ons eigen klantcontactteam, maar ook voor onze klanten relaties. Als personeelsplanner probeer je zo goed mogelijk rekening te houden met alle wensen en de beschikbaarheid van het personeel. Dit kan soms een lastige puzzel zijn.
Madelon Fecken, Workforce Manager bij DIRECT Klantcontact, maakt elke week de roosters voor ruim 100 agents. In dit interview deelt Madelon haar kennis en geeft 4 tips om het plannen ook voor jou makkelijk(er) te maken.
Tip 1: Ken de piek- en daluren
Het is essentieel om op de hoogte te zijn van welke dagen en maanden druk zijn. Begrijp de seizoenen, de piekuren en lunchuren. Maak gebruik van een personeelsplanningsysteem dat deze punten goed in kaart brengt.
Tip 2: Plan de juiste mensen op de juiste plek
“Het personeel bepaalt het succes van jouw bedrijf”, vertelt Madelon. Het is daarom van belang dat medewerkers op de juiste plek worden ingepland. Je wilt er zeker van zijn dat in jouw bedrijf de juiste mensen aan het werk zijn, met de juiste kennis. Wanneer je rekening houd met verschillende skills en ervaring in de functies van medewerkers behoud je een goede balans en zal een rooster goed uitpakken.
Tip 3: Onderlinge communicatie
Communicatie is ontzettend belangrijk. “Ken de wensen en behoeften van je medewerkers en weet wat er verwacht wordt”, geeft Madelon aan. “Als je goed communiceert en enkele regels hanteert, maar ze verder vrij laat en ruimte geeft voor eigen inbreng kom je echt heel erg ver. Het personeel zal meer sympathie tonen wanneer ze begrijpen hoe de planning gemaakt wordt”, vult ze aan.
Tip 4: Gebruiksvriendelijk systeem is key
Plannen van personeel een puzzel? Zorg dat je begint bij het begin. Door een gebruikersvriendelijk systeem aan te schaffen wordt plannen kinderwerk. “De personeelsplanning is te optimaliseren door te werken met een duidelijk en overzichtelijk systeem. In mijn ervaring, werken veel bedrijven nog met roosters in bijvoorbeeld Excel. Dit is foutgevoelig en tijdrovend. Een goed systeem wat gedeeltelijk voor jou werkt, is een goede investering”, geeft Madelon aan. “Met de jarenlange ervaring die we reeds hebben vergaard, hebben we voor onszelf én onze klanten en relaties een planningssysteem ontwikkeld genaamd DIRECT Planner. Dit systeem vervult alle behoeftes die je kent als personeelsplanner”, eindigt Madelon mee.
Afgelopen jaar zijn wij gestart met onze roostertool DIRECT Planner. Wij hebben veel tijd gestoken in de ontwikkeling en verbetering. De vraag hierbij was: wat hebben we écht nodig om efficiënt en overzichtelijk te werken? De huidige omgeving heeft alles wat een ondernemer nodig heeft bij een goede personeelsplanning en urenverwerking. Indien er toch nog wat ontbreekt is dit altijd te ontwikkelen.
