Om een optimale bereikbaarheid te kunnen garanderen tijdens het piekseizoen is het goed om te weten dat we als partner in klantinteractie erg afhankelijk zijn van verwachte cijfers en forecasts. Hoe eerder je deze met ons deelt, hoe beter wij ons kunnen voorbereiden en samen met jou voor blije klanten kunnen zorgen.

Zorg voor genoeg personeel

Vanuit voorgaande jaren heb je waarschijnlijk een kraakhelder beeld van hoe de piek in aanvraag er rond de feestdagen bij jouw bedrijf uit ziet. Speel daar vooral op in! Gebruik die data om jouw personeelsplanning aan te passen op de feestdagenpiek. Dit kan met je eigen mensen, of met (tijdelijk) ingeschakeld personeel. Zo zorg je ervoor dat je klant je hoe dan ook snel kan bereiken en dat is tijdens de feestdagen goud waard.

Communiceer openlijk en transparant

Hoe goed je je van tevoren ook voorbereid op de feestdagenpiek, soms valt het nu eenmaal tegen. Communiceer op dit soort momenten eerlijk en open richting je klant. Leg uit waar je tegenaan loopt en hoe je op dit punt bent gekomen, en je zal merken dat de klant best begrip heeft voor je situatie. Je neemt een klant serieus door transparant te communiceren, en hierdoor zal de klant zich gehoord voelen. Als je deze informatie ook proactief verstrekt op je website en-/of sociale media kanalen, blijven je klanten niet met vraagtekens of teleurstelling achter. Je kunt er zelfs voor kiezen om een tegemoetkoming te bedenken en dit aan te kondigen bij je uitleg. Dan toon je meteen aan dat je graag met je klant meedenkt.

Denk in oplossingen

Klanten willen dat hun problemen worden opgelost, het liefst vandaag nog. Leveringsproblemen zijn heel vervelend voor de klant, al helemaal tijdens de feestdagen. En ook al kun je deze problemen waarschijnlijk niet direct oplossen voor ze, laat vooral weten wat je wél voor hen kan betekenen. Denk in oplossingen en onderneem stappen. Laat je klant voelen dat je begrijpt hoe vervelend de ontstane situatie is. Zo kom je samen tot een prettige oplossing die voor beide partijen werkt en kan je klant met een gerust hart het gesprek afsluiten.

Wij wensen je ontzettend fijne feestdagen en een gelukkig 2024!
DIRECT Klantcontact

Spreid je bereikbaarheid

Optimale bereikbaarheid strekt zich verder uit dan alleen de telefoon. Het is belangrijk dat je ook te bereiken bent via chat, e-mail, sociale media kanalen en contactformulieren. Iedereen staat tegenwoordig dankzij sociale media ‘aan’, wat ervoor zorgt dat mensen via verschillende (online) wegen contact opnemen met jouw bedrijf. Een self-service optie zoals een uitgebreide en overzichtelijke FAQ mag dan ook niet ontbreken. Zo geef je je klanten de optie om zelf het kanaal te kiezen dat voor hen het meest geschikt is. Kortom, verplaats je in je klanten en ga voor een omnichannel aanpak!

Conclusie

Omgaan met de drukte tijdens de feestdagen mikt dus deels op een goede voorbereiding, maar ook op wederzijds begrip en transparante communicatie. Behandel je klanten zoals jij dat zelf ook zou willen. Klanten zijn namelijk gewoon mensen, net als jij. En als je daarnaast inspeelt op verwachtingen zoals hierboven wordt beschreven, dan kom je de feestdagen door met een klantenservice die niet alleen de drukte aankan, maar ook een positieve indruk achterlaat bij je klanten!

 

Maak kennis met onze kennisbank.

Blink uit in klantcontact
22 april 2024

Nog iets meer dan twee maanden te gaan, en dan is het officieel zomer in ons land. De zomerperiode betekent voor veel branches topdrukte. De recreatiebranche herkent zich daar vast en zeker in. Of je nu een camping, een vakantiepark, of een …

Lees meer
Blink uit in klantcontact
21 maart 2024

Het kan af en toe een uitdaging zijn om een goede klantenservice te bieden, omdat je bijvoorbeeld niet genoeg kennis en vaardigheden hebt op het gebied van klantcontact of omdat je simpelweg al druk genoeg bent.

Lees meer
Blink uit in klantcontact
23 november 2023

De Nederlandse consument heeft Black Friday volledig omarmd. Zo bleek uit recentelijk onderzoek van Klarna dat 49% van de Nederlandse shoppers massaal op Black Friday wachten om koopjes te scoren. Black Friday …

Lees meer
Dubbel uitblinken? Focus volledig op je vak, terwijl wij jouw klantenservice laten stralen.
Ontdek jouw oplossing
Bellen Bel DIRECT