Gun je monteurs een ongestoorde nachtrust!

Aan de ene kant is het noodzakelijk dat bedrijven met een storingsdienst met het oog op urgente storingen 24/7 telefonisch bereikbaar zijn; aan de andere kant willen zowel ondernemers als hun monteurs natuurlijk ook genieten van hun welverdiende nachtrust. Het samenwerken met een in antwoordservice en andere bereikbaarheidsdiensten gespecialiseerd bedrijf, zoals DIRECT Klantcontact, biedt daarvoor een mooie totaaloplossing.

Het callcenter van DIRECT Klantcontact wordt 24/7 bemand door professionele telefonistes met jarenlange ervaring in o.a. de installatiebranche. Klanten krijgen daardoor altijd een wakkere telefoniste met verstand van zaken aan de lijn in plaats van een slaperige monteur of, erger nog, een antwoordapparaat of voicemail. De telefonistes noteren o.a. storingsmeldingen, reparatieverzoeken en aanvragen voor servicecontracten. Omdat ze in veel gevallen in het eigen computersysteem van de opdrachtgever werken, kunnen ze tevens monteurs op pad sturen of inplannen voor de volgende dag(en).

Dankzij hun jarenlange ervaring met opdrachtgevers als installatiebedrijven, woningbouwverenigingen, fabrikanten van rolluiken en rioolreinigingsfirma’s, om maar eens een paar voorbeelden te noemen, zijn ze prima in staat om te bepalen of een nachtelijke melding al dan niet urgent is. Dat gebeurt uiteraard geheel volgens de instructies van de opdrachtgever.

Zodra het om een spoedgeval of calamiteit gaat, wordt er direct telefonisch, per SMS of WhatsApp contact met de op dat moment verantwoordelijke monteur opgenomen, zodat er snel uitgerukt kan worden om de problemen bij de klant te verhelpen. Wanneer het om een geval gaat dat volgens de instructies van de opdrachtgever zonder problemen op de ochtendploeg kan wachten, wordt de actie enkele uren later ingepland en kan de monteur van dienst zonder onnodige onderbrekingen genieten van zijn nachtrust.

Opdrachtgevers en monteurs zien de volgende ochtend via heldere rapportages van ieder telefoontje in één oogopslag wie er ’s nachts gebeld heeft, waarom hij of zij belde, welke acties er eventueel ondernomen zijn en welke acties er nog ondernomen moeten worden. Bijkomend voordeel van de rapportages is dat de ondernemers precies weten welke monteur op welk tijdstip waar geweest is, welke klanten er in verband met eventuele nazorg nog gebeld moeten worden en wat er al dan niet gefactureerd kan worden.

Veel bedrijven met een eigen storingsdienst hebben te maken met plotselinge pieken in hun belverkeer, bijvoorbeeld door strenge vorst of hevige regen- of sneeuwval. In die gevallen kunnen die bedrijven ervoor kiezen ook de overflow aan telefoontjes bij een inbound callcenter te laten binnenkomen. Ze voorkomen daarmee dat hun klanten met lange wachttijden geconfronteerd worden. Dat leidt ertoe dat ze een betrouwbare en professionele indruk achterlaten. En dat is natuurlijk alleen maar goed voor de klanttevredenheid!