skip to Main Content
24/7 bereikbaarheid Kundige klantenservice experts Binnen één dag starten Dagelijks opzegbaar
E-mailetiquette: De 10 Belangrijkste Regels

E-mailetiquette: de 10 belangrijkste regels

Laatste update op 25 augustus 2020 om 09:51 am
Leestijd: 3 minuten

E-mailen doen we bijna dagelijks, zowel zakelijk als privé. Het is belangrijk dat je die twee niet met elkaar verwart. Schrijf altijd zorgvuldig een e-mail en controleer goed naar wie je deze verstuurt. Een zakelijk e-mail vereist nét wat meer aandacht dan privé, daarom hebben wij een handige checklist met de 10 belangrijkste regels voor je opgesteld.

1. Aanhef en afsluiting

Een goed begin is het halve werk! Zorg dus dat de aanhef van jouw e-mail correct is. Het is belangrijk om te weten met wie je e-mailt of wie de doelgroep is. Zo kun je bepalen of je bijvoorbeeld opent met ‘beste’, ‘geachte’ of het informele ‘hallo’. Hetzelfde geldt voor de afsluiting. Kies je voor ‘met vriendelijke groet’, ‘hoogachtend’ of het informele ‘groet’?

2. Uitroeptekens

We zijn nogal gewend om (met name in privé gesprekken) veel uitroeptekens in onze schrijftaal te gebruiken. Dit kan echter onprofessioneel op de lezer overkomen. Lees dus voor je de e-mail verstuurt nog eens goed de tekst door en gebruik alleen uitroeptekens als je iets moet benadrukken.

3. Lees met aandacht

Uit het Klantenservicebenchmarkrapport van 2017 is gebleken dat slecht 11% van de bedrijven een vraag in één keer beantwoordt. Dat betekent dat er in bijna 90% van de bedrijven meer dan één e-mail voor nodig is om een vraag te beantwoorden. In veel gevallen heeft het er simpelweg mee te maken dat er niet goed wordt gelezen. Voorkom dus een hoop ergernissen van klanten en/of relaties en lees zowel de vraag van de zender als je eigen antwoord goed door.

4. Kies de juiste stijl

Let hierbij op de lettergrootte, het lettertype (Comic Sans MS is écht vorige eeuw) en de kleur. Een zakelijke e-mail schrijf je in een prettig leesbaar lettertype (bijvoorbeeld Verdana, Calibri of Ariel) en tekengrootte (10-12). Als tekstkleur is zwart of (donker)grijs gebruikelijk.

5. Let op je Caps Lock gebruik

Let op het gebruik van hoofdletters. (Te)veel woorden in hoofdletters kunnen nogal schreeuwerig overkomen.

6. Vergeet nooit het onderwerp

Als je wilt dat jouw e-mail geopend wordt, is het belangrijk om een juiste en nette tekst in de onderwerpregel te zetten. Anders wordt de e-mail misschien aangezien voor spam of over het hoofd gezien. In deze regel kun je ook een pakkende zin zetten die jouw e-mail aantrekkelijk maakt om te openen. Bovendien is een mail met onderwerpregel ook makkelijker terug te vinden.

7. Handtekening

Het geeft de ontvanger een vertrouwd gevoel als je een handtekening onder aan jouw e-mail zet. In je handtekening vertel je namelijk iets (heel kleins) over jezelf. In een handtekening zet je in ieder geval jouw volledige naam, jouw functie, de bedrijfsnaam en jouw contactgegevens. Daarnaast is het uiteraard ook heel handig om snel een telefoonnummer of andere contactgegevens te vinden van de desbetreffende persoon.

8. Check de bijlage

Wellicht heeft degene met wie jij e-mailt een bijlage toegevoegd om een verhaal te ondersteunen. Voorkom dat je onnodige vragen stelt en check altijd de bijlage(s).
Tevens is het belangrijk dat wanneer jij zelf naar een bijlage refereert, je deze niet vergeet toe te voegen. In de praktijk wordt dit veel vergeten en dat is slordig.

9. Samenvatten

Soms worden er in een e-mail bijvoorbeeld meerdere afspraken gemaakt. Het is dan overzichtelijk om aan het eind een korte samenvatting te maken van welke afspraken er gemaakt zijn en/of welke acties er worden ondernomen.

10. En tot slot, ‘een beller is sneller’

Veel heen en weer e-mailen over één onderwerp is voor velen een grote irritatiebron. Als je merkt dat het e-mailgesprek niet soepel verloopt, pak dan de telefoon. Datzelfde geldt uiteraard voor urgente zaken. Een beller is sneller!

 

Back To Top