Met deze 5 tips komt jouw klantenservice de feestdagen wel door
Dat je er goed aan doet de juiste voorbereidingen voor de feestdagen te treffen weet je inmiddels wel: nadenken over je personele bezetting en eventueel een customer service afdeling achter de hand houden voor het geval je op moet opschalen zijn enkele aandachtspunten. En mocht je al gebruikmaken van een dergelijke service, zorg er dan voor dat je vroegtijdig aangeeft wat de mogelijke verwachtingen zijn betreffende deze drukte. Dan kan je partner er zich ook op voorbereiden en hebben niet alleen je eigen medewerker rustige feestdagen, maar ook die van de ingeschakelde customer service afdeling. Met deze 5 tips gaat het je lukken!
De 5 tips
1. Zorg voor een goede mix
Een goed ingerichte FAQ, bereikbaarheid via de telefoon, chat, een contactformulier en e-mail. Kortom, ga voor een omnichannel klantcontact aanpak. Hoe beter de spreiding, hoe gelukkiger je klant. Denk ook na over de manier waarop jouw klant het liefst contact legt. Belt hij graag? Mailt hij liever? Zoekt hij liever zelf naar een antwoord in de FAQ? Houd rekening met de wensen van je klant en pas daar je bezetting en de inrichting van je kennisbank op aan.
2. Zorg voor de juiste hoeveelheid mensen
Eigen mensen of ingeschakelde professionals: als je maar snel bereikbaar bent. Vanuit het verleden weet je ongetwijfeld met welke aantallen je te maken krijgt. Gebruik die data om slim in te zetten op een passende personeelsplanning.
3. Communiceer transparant
Valt het tegen? Is het drukker dan gedacht? Kun je afspraken niet nakomen? Ben daar dan eerlijk over. Uit ervaring weten we dat klanten best wel begrip hebben zolang je open communiceert over de uitdagingen waar je tegenaan loopt. Maak, niet alleen in de gesprekken via chat of telefoon, duidelijk aan je klanten hoe een en ander loopt, maar zet in op verwachtingsmanagement door ook op je website helder te communiceren over speciale aandachtspunten tijdens de feestdagen. Neem ze bijvoorbeeld mee in je actievoorwaarden.
4. Ga voor een oplossing
Klanten willen hun probleem opgelost hebben. En het liefst nú. Dat pakketje dat maar niet bezorgd wordt, het verkeerd geleverde artikel. Het is heel vervelend voor de klant, zeker met de feestdagen. Ook al kun je het probleem waarschijnlijk niet direct oplossen, benadruk altijd wat je wel kunt doen. En laat de klant voelen dat je begrijpt hoe vervelend de ontstane situatie is.
5. Kies voor persoonlijk
Klanten zijn gewoon mensen, net als jij. Behandel ze dus ook zoals jij dat zelf prettig zou vinden. Een kleine persoonlijke toevoeging zoals een vriendelijk kaartje, het noemen van iemands voornaam, het wensen van fijne feestdagen of een mooi stuk cadeaupapier bij dat ene pakketje. Het zijn, nog altijd, de kleine dingen die het doen.
We wensen je veel (werk)plezier én natuurlijk fijne feestdagen!
Op zoek naar een partner in klantcontact? Neem contact op.
Laat je gegevens achter en één van onze consultants neemt op werkdagen binnen 24 uur contact met je op.
Lees meer over dit onderwerp:
3 voordelen van Omnichannel klantcontact
Kwalitatief klantcontact is essentieel bij succesvol ondernemen. Tijdens klantinteracties maak je namelijk hét verschil door…
Zo zorg je voor stralende klanten tijdens de feestdagen!
Dat je je goed moet voorbereiden op de drukte tijdens de feestdagen weet je als…
Klantcontact uitbesteden kan jouw omzet verhogen
Voor veel ondernemers klinkt het uitbesteden van hun klantenservice als een ideaal, maar spannend scenario.…
